Pasos para convocar una asamblea extraordinaria de copropietarios

No existe hora, día, ni fecha específica en el calendario para convocar una asamblea extraordinaria en el régimen de propiedad horizontal. Según la ley, es posible realizarla en cualquier momento y tantas veces como sea necesario en el año. Sin embargo, es fundamental tener en cuenta aspectos básicos para citar a los copropietarios y algunos otros detalles generales. En este artículo, Jelpit te cuenta todo lo que debes saber. 🏢

¿Qué es una asamblea extraordinaria?

En Colombia, una asamblea extraordinaria es una reunión de los copropietarios de un conjunto residencial o propiedad horizontal convocada para tratar temas que requieren atención urgente o decisiones específicas fuera de las competencias de la asamblea ordinaria. 

Estos temas pueden incluir: 

• Modificaciones a los reglamentos internos
• Aprobación de presupuestos adicionales
• Discusión sobre obras de emergencia, entre otros asuntos importantes para la comunidad.

La convocatoria, el quórum y las decisiones tomadas durante la asamblea extraordinaria están regidas por la ley 675 de 2001, garantizando así la legalidad y validez de los acuerdos alcanzados en dicha reunión.

Una asamblea extraordinaria se puede citar en cualquier momento del año, incluso antes o después de la asamblea ordinaria de copropietarios.

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Pasos para convocar una asamblea extraordinaria

Lo primero, según Duván Cortés Espinosa, Especialista de la línea de negocio de Jelpit Conjuntos, es tener en cuenta que “la convocatoria estará a cargo del administrador, del consejo de administración, del revisor fiscal o de un número de propietarios que representen por lo menos la quinta parte de los coeficientes de copropiedad”. 

Por lo cual, los pasos para convocar a una asamblea extraordinaria, deberían ser los siguientes: 👇

1. Notificación:

Se debe informar a todos los propietarios de manera clara y oportuna sobre la convocatoria de la asamblea extraordinaria. Utiliza medios como correos electrónicos, cartas físicas o incluso paneles informativos en las áreas comunes de la copropiedad. En dicha convocatoria, debe estar muy clara: fecha, lugar y hora de la asamblea. 

“La ley 675 no indica una antelación mínima de días para la citación de las asambleas extraordinarias, pero se recomienda revisar el reglamento de propiedad horizontal, dado que allí se puede especificar esos plazos. En caso de no existir, la recomendación (mientras la situación lo permita) es citar con mínimo 5 días calendario, previo a la citación de la asamblea”, explica Duván Cortés. 

2. Agenda:

Aunque no es obligatorio adjuntar el orden del día en la convocatoria, como sí puede serlo para una asamblea general, es importante preparar una agenda. Con esto, le permitirás a los copropietarios conocer de antemano los puntos a discutir y tomar decisiones informadas. 🧏

3. Temas a tratar:

En la citación de la asamblea extraordinaria, es fundamental incluir únicamente los temas que se abordarán durante la reunión. “Esto garantiza la productividad de la sesión, ya que una vez realizada la asamblea, no es posible modificar el orden del día”.  Por tanto, es importante asegurarse de que todos los temas que se quieren tratar, sean debidamente incluidos en la citación.

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4. Medio y lugar:

Es fundamental garantizar un espacio adecuado para la realización de la asamblea, ya sea en formato virtual o presencial, de modo que se facilite la participación de todos los convocados. Para que las decisiones tomadas sean válidas, es imprescindible contar con la presencia de más de la mitad del coeficiente de copropietarios. 🔎

Según el artículo 45 de la ley 675, para que dichas decisiones tengan validez, deben haber obtenido los votos de al menos la mitad más uno de los asistentes a la asamblea. Así, se asegura el cumplimiento de los requisitos legales y la legitimidad de los acuerdos alcanzados.

Recomendaciones finales para convocar a una asamblea extraordinaria:

• Asegúrate de enviar la citación a la última dirección registrada por cada copropietario. Esta puede ser diferente de la ubicación del inmueble donde se llevará a cabo la asamblea. Mantener actualizado el libro de propietarios es vital para este propósito.
• Evita cometer el error de publicar la convocatoria únicamente en la cartelera del conjunto o en los casilleros de los inmuebles. De acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 39 de la ley 675, la convocatoria debe ser enviada a cada propietario a su última dirección registrada. En ella, se debe incluir el orden del día y no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos.

Recuerda que es imprescindible que en la convocatoria de la asamblea se expliquen claramente los objetivos de la reunión, con el fin de evitar confusiones y desinterés por parte de los copropietarios.

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En el contexto actual, donde la tecnología y la virtualidad juegan un papel importante, Jelpit está a tu disposición para simplificar y mejorar la convocatoria de asambleas extraordinarias en tu conjunto, edificio o comunidad. Deja que Jelpit acompañe tu gestión en el régimen de propiedad horizontal y asegura que tu vida fluya sin complicaciones. 💜

Publicado originalmente en agosto de 2023.

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