La protección de datos personales en la propiedad horizontal

¿Hay alguna relación entre la gestión de un conjunto residencial con la protección de datos personales? La respuesta es “sí”. Cada vez más en este mundo digitalizado y globalizado es prioritaria la seguridad de la información en todas las áreas, incluyendo la propiedad horizontal. Si este tema te parece un hueso duro de roer, no te preocupes. En Jelpit lo hacemos sencillo para ti. 

En esta oportunidad revivimos la transmisión en vivo que tuvimos al respecto, en donde María Cristina Triana García, gerente de protección de datos de Seguros Bolívar, nos brindó las orientaciones necesarias para administrar adecuadamente la información de los residentes que tenemos a cargo en una unidad residencial.

La protección de datos personales es un derecho fundamental

Para nuestra invitada, lo primero es conocer la normatividad vigente. Se trata de la Ley estatutaria 1581 de 2012, que comprende el Régimen General de Protección de Datos Personales. “La protección de datos personales es un derecho fundamental, comparable al derecho a la vida. Está en la constitución, cada persona puede decidir qué hacer con sus datos”, puntualizó Triana García.

😮 Es importante saber que tenemos derecho a solicitar pruebas de que hemos autorizado el uso de los datos y también a revocar ese derecho que dimos. Además, podemos presentar quejas ante la entidad que queremos que elimine o actualice nuestros datos.

Tipos de datos personales

Hay varios tipos de datos personales, tales como:

• Públicos: profesión, oficio, estado civil, nombre o cédula.
• Semiprivados: situación financiera, por ejemplo.
• Datos privados: dirección de la casa o correo electrónico, información relacionada con el estilo de vida.
• Sensibles, como datos biométricos (huella, reconocimiento facial) estado de salud, condición sexuales, etc
• Datos de menores de edad: categoría especial que requiere la autorización de tutores o padres a cargo del menor. En una propiedad horizontal se puede presentar el uso de estos datos cuando se celebran fechas especiales con niños, como Halloween o Navidad.

¿Sabías que cada uno de estos datos tiene un ciclo de vida? Se recolecta la información, se guarda en computadores de la administración o en la nube, circula a través de canales seguros y finalmente puede que un propietario o ex residente exija eliminar sus datos de las bases del conjunto. 

Manejo de datos personales en conjuntos residenciales

Estos son algunos aspectos que se deben tener en cuenta en los conjuntos residenciales para administrar adecuadamente los datos personales de los residentes:

Lo que se debe documentar

Documentar la política de privacidad y el manual interno de protección de datos personales. ✍🏼 Es necesario tener evidencia de las autorizaciones de los titulares de los datos y contar con  los acuerdos de confidencialidad (como el de la empresa de vigilancia). Finalmente, se requiere tener protocolos de atención de PQR y de seguridad de la información.

Protocolos de seguridad

María Cristina Triana García explicó la importancia de que la información personal esté protegida frente a los riesgos cibernéticos y de todo tipo. “Si se inunda la oficina de la administración y se daña el computador que almacena la información, se perderían los datos. ¿Qué medidas tecnológicas tenemos para evitar que esto ocurra?”, cuestionó. 

Encargados

Los encargados son terceros que trabajan en la propiedad horizontal y usan los datos personales en función del contrato que tienen. 🧑🏽‍✈️Por ejemplo, la empresa de vigilancia, con quien se requiere un contrato que incluya cláusulas específicas de protección de datos personales. “El revisor fiscal, contador y miembros de comités deben tener acuerdos para respetar las finalidades con las que se ha recogido la información a la que tienen acceso”, explicó la ponente. 

Capacitación

Otro aspecto fundamental es capacitar a quien tiene acceso a la información, como vigilantes y demás encargados. 👮🏽Se les debe sensibilizar frente a la importancia de manejar y proteger adecuadamente los datos personales; y debemos dejar constancia de dicho proceso.

Divulgación y comunicación

Este punto consiste en las estrategias que se requieren para comunicar de manera responsable a todos los grupos de interés la política de privacidad. “Tenemos que incluir en las campañas de comunicación aspectos relevantes para la adecuada protección de los datos personales”, enfatizó María Cristina. 

Registro Nacional de Bases de Datos

Finalmente, en la transmisión en vivo se habló del Registro Nacional de Bases de Datos ante la SIC. Las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 unidades de valor tributario (UVT) están obligadas a registrar las bases de datos con información de personas naturales. 

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Puedes conocer todo lo que se conversó en la transmisión en vivo, ingresando aquí. ¡No te lo pierdas! Esperamos que pongas en práctica estas herramientas para administrar adecuadamente los datos personales en la propiedad horizontal que tienes a cargo. ¡Haz de tu comunidad un espacio organizado y en armonía! Con  Jelpit, tu vida fluye. 💜

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