¿Vives en un conjunto y no sabes qué son los fondos de propiedad horizontal? ¡Aquí te lo contamos! Con la orientación de Diana Arias Monroy, ingeniera industrial, multi administradora de propiedad horizontal y consultora en este sector, aprenderemos acerca de este importante tema (especialmente valioso por los beneficios comunes que implica). 👌🏽
Nuestra invitada, quien cuenta con más de 17 años de experiencia en el gremio, también nos contará en este artículo cómo se crean los fondos, quién los administra y qué finalidad tienen. ¡Empecemos!
La propiedad horizontal es una organización con todos los componentes de cualquier empresa, si bien no tiene ánimo de lucro, cuenta con importantes recursos para el desarrollo de su operación (humanos, físicos, de infraestructura, financieros, entre otros).
En este sentido, como cualquier compañía, las copropiedades requieren fondos con propósitos específicos, que contribuyan a cubrir imprevistos de la operación, reposición de equipos, trabajos especiales de mediano y largo plazo, y todas aquellas necesidades no contempladas en el presupuesto inicial.
Es decir (y a manera de resumen), los fondos de propiedad horizontal son recursos destinados a la gestión y mantenimiento de un conjunto residencial. 🤓
La creación de los fondos parte de la normatividad vigente y de la Asamblea General. Por ejemplo, el fondo de imprevistos es contemplado por la Ley 675 de 2001, la cual estipula que del presupuesto de operación, deberá dejarse una partida correspondiente al 1% para imprevistos.
La apropiación de este fondo es competencia de la Asamblea General, quien establece las condiciones y requisitos para el uso de los mismos. No obstante, si la Asamblea así lo aprueba, podrá incrementar el monto del porcentaje para este fondo y estar cubiertos con un fondo mucho más robusto para futuras eventualidades.
En el caso de otros fondos, como por ejemplo, el fondo de reposición de equipos, lo recomendable es que sea creado por parte del administrador, con la validación y aprobación del Consejo y la Asamblea.
Su objetivo es prever en el mediano y largo plazo las necesidades de equipos, que por vencimiento de su vida útil, requieran una reposición (bien sea la totalidad del equipo o partes fundamentales del mismo).
En este caso, es conveniente que el administrador haga desde el inicio de sus operaciones en la propiedad horizontal, un inventario con el total de sistemas técnicos. Es importante que detalle sus componentes, revise la información del desarrollador, fichas técnicas y manuales de operación, así como la vida útil de los equipos. De esta forma, se podrá generar una proyección de mediano y largo plazo para las reposiciones necesarias.
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Si bien las copropiedades cuentan con un presupuesto para el mantenimiento de la infraestructura, por lo general estos gastos están previstos para la vigencia (es decir, para periodos de un año). 📆 Sin embargo, algunos mantenimientos, por recomendación del desarrollador y del proveedor, requieren ser realizados en el mediano y largo plazo. Por ejemplo, impermeabilizaciones, lavados especiales, calibraciones, pinturas especiales, etc. Incluso, algunos elementos de la infraestructura pueden verse deteriorados y requerir un cambio total.
Para estos fondos, el administrador debe realizar un inventario de los equipos y la infraestructura, identificar con el proveedor los costos en valor presente y la proyección de la vida útil. Establecer este fondo en el horizonte que considere prudente (se recomienda entre 5 y 10 años, máximo) y proyectarlo para apropiar anualmente una partida del mismo, mantener sus recursos en fondos de inversión conservadores y con rentabilidades que compensen la pérdida del valor del dinero; y planear anualmente su ejecución.
Con esta información, la Asamblea General de Propietarios, podrá entender la dimensión de su infraestructura, las necesidades que tiene y la proyección de requerimientos en el mediano y largo plazo. Podrán aprobar el fondo completo o una parte del mismo para permitir una gestión mucho más organizada, planeada, que dé herramientas al Consejo y a la Administración, y que propenda por la valorización del patrimonio y la disminución de cuotas extraordinarias.
La Asamblea, generando políticas precisas y claras. El Consejo y la Administración en la ejecución periódica de los fondos. Por su parte, el contador y el revisor fiscal juegan un rol importante en el control de los recursos.
La ley actual conceptúa sobre el FONDO DE IMPREVISTOS, podrían incluirse otros fondos, como los mencionados previamente. Esto, a fin de dar más herramientas a las comunidades y a quienes las representan (Asamblea, consejos, administradores).
Esta respuesta depende de la normatividad vigente, el reglamento de propiedad horizontal de cada copropiedad o lo aprobado por la Asamblea. Para este último caso, siempre y cuando sus decisiones respeten el marco normativo de la Ley 675 de 2001.
Deberá comunicarlo a la Administración, al Consejo, la Asamblea y si es el caso, a las autoridades.
Si el fondo está aprobado por la Asamblea y sus bases están conforme a la ley, todos los propietarios deberán respetar la decisión tomada y aportar por el mismo. De lo contrario, se atiene a las sanciones pecuniarias (establecidas en el reglamento de propiedad horizontal y la Ley 675 de 2001). 🙈
Por último, es importante sensibilizar a los propietarios de la importancia de estos fondos para la valorización del patrimonio y para una gestión que no sea reactiva, generando todo el tiempo cuotas extraordinarias para aspectos que eran previsibles. En los informes periódicos o anuales, se debe ser muy precisos en las ejecuciones realizadas a través de dichos fondos.
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Administrar adecuadamente los fondos de propiedad horizontal es esencial para garantizar el mantenimiento y la gestión eficiente de los conjuntos residenciales. Recordemos que estos fondos se destinan a cubrir imprevistos, reposición de equipos y trabajos especiales de infraestructura. Jelpit, ¡bien hecho! 💜
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